Cách sử dụng Microsoft Team đơn giản dễ hiểu, hướng dẫn chi tiết

Microsoft Teams là một trong những công cụ làm việc nhóm và họp trực tuyến phổ biến nhất hiện nay, giúp kết nối, trao đổi và quản lý công việc dễ dàng. Tuy nhiên, nhiều người mới sử dụng vẫn gặp khó khăn trong việc làm quen với các tính năng của ứng dụng này. Trong bài viết này, drrichabhatiamd.com sẽ hướng dẫn chi tiết cách sử dụng Microsoft Team một cách đơn giản, dễ hiểu phù hợp cho cả người mới bắt đầu. Hãy cùng khám phá ngay để tối ưu công việc của bạn với Microsoft Teams qua bài viết dưới đây.

Cách cài đặt & đăng nhập Microsoft Teams

Cách tải và cài đặt Microsoft Teams

Đối với điện thoại (iOS/Android):

• Mở App Store (iPhone) hoặc Google Play (Android).
• Tìm kiếm “Microsoft Teams” và nhấn cài đặt.

Đối với máy tính:

Bước 1: Truy cập vào trang Microsoft Teams 🡪 Chọn tải xuống cho máy tính

Nếu máy tính đã cài đặt phần mềm Internet Download Manager (IDM), sau khi nhấn Tải xuống Teams, hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại tải xuống. Bạn chỉ cần nhấn Download để bắt đầu tải Teams về máy.

Bước 2: Mở tệp cài đặt

• Sau khi tải xuống, tìm tệp cài đặt MSTeamsSetup.exe (hoặc tên tương tự) trong thư mục Downloads.
• Nhấp đúp chuột vào tệp để bắt đầu quá trình cài đặt.

Bước 3: Tiến hành cài đặt Microsoft Teams trên máy tính

• Hệ thống sẽ hiển thị cửa sổ cài đặt Microsoft Teams.
• Nhấn Install (Cài đặt) và đợi quá trình cài đặt hoàn tất.

Bước 4: Mở Microsoft Teams

• Sau khi cài đặt xong, Microsoft Teams sẽ tự động mở.
• Nếu không tự động mở, bạn có thể tìm kiếm “Microsoft Teams” trong Start Menu và nhấn để chạy ứng dụng.

Đăng nhập vào Microsoft Teams

Bước 1: Truy cập vào Microsoft Teams 🡪 chọn Đăng nhập ở góc phải màn hình

• Nếu đã có tài khoản, tiến hành đăng nhập theo Email đã đăng ký
• Nếu chưa có tài khoản 🡪 chọn Hãy tạo tài khoản

Bước 2: Nhấn chọn địa chỉ email mới như hình

Ngoài việc đăng ký bằng email, bạn cũng có thể sử dụng số điện thoại để tạo tài khoản Microsoft Teams.

Cách sử dụng Microsoft Team đơn giản dễ hiểu

Cách sử dụng Microsoft Team vô cùng đơn giản bạn chỉ cần thực hiện theo các bước dưới đây:

Cách tổ chức lịch họp trên Microsoft Teams

• Mở Microsoft Teams, chọn Lịch từ thanh công cụ bên trái.
• Nhấn vào Cuộc họp mới, nhập tiêu đề, thời gian, người tham gia và nhấn Gửi để lưu lịch họp.

• Chọn Sao chép liên kết tham gia để gửi qua email hoặc tin nhắn.
• Nếu cuộc họp đã được lên lịch, người tham gia có thể nhấn Tham gia ngay từ lịch Teams.
• Khi đến giờ họp, mở Teams và chọn Tham gia ngay từ lịch hoặc lời mời.

Cách tạo nhóm học online trên Microsoft Teams

Cách sử dụng Microsoft Team để tạo nhóm học online như sau:

• Trên thanh công cụ của Microsoft Teams 🡪 chọn mục nhóm

• Chọn tham gia hoặc tạo nhóm để tiến hành tạo nhóm

• Để tạo nhóm mới, hãy nhấn Tạo nhóm (1). Nếu bạn được mời tham gia nhóm, hãy nhập mã nhóm vào ô Nhập mã bên phải (2).

Cách nhắn tin và gọi video trên Microsoft Teams

Cách sử dụng Microsoft Team để nhắn tin và gọi video theo các bước sau:

Nhắn tin cá nhân và nhóm

• Chọn Chat từ thanh công cụ bên trái.
• Nhấn vào Bắt đầu chat mới, nhập tên người dùng hoặc nhóm và gửi tin nhắn.
• Sử dụng emoji, GIF hoặc đính kèm file trong tin nhắn.

Gọi thoại và video

• Trong cửa sổ chat, nhấn vào biểu tượng Gọi thoại hoặc Gọi video.
• Có thể thêm người vào cuộc gọi để tạo nhóm họp nhanh

Cách chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp trên Microsoft Teams

Cách sử dụng Microsoft Team để chia sẻ màn hình và ghi lại cuộc họp như sau:

Chia sẻ màn hình

• Trong cuộc họp, nhấn vào biểu tượng Chia sẻ (hình mũi tên hướng lên).
• Chọn Toàn màn hình, Cửa sổ cụ thể, hoặc Bảng trắng để chia sẻ.

Bạn có thể chọn một trong ba hình thức chia sẻ sau:

• Toàn màn hình: Chia sẻ toàn bộ màn hình máy tính của bạn với mọi người.
• Cửa sổ: Chỉ chia sẻ một cửa sổ của chương trình đang sử dụng.
• Tab trình duyệt Chrome: Chỉ chia sẻ một tab cụ thể trên Google Chrome.
• Sau khi chọn hình thức phù hợp, nhấn Chia sẻ để bắt đầu.
• Để dừng chia sẻ màn hình, nhấn Dừng chia sẻ.

Ghi lại cuộc họp

Trong giao diện cuộc họp, thực hiện các bước sau để bắt đầu ghi:

• Nhấn vào biểu tượng Xem thêm tùy chọn (⋯) trên thanh công cụ.

• Chọn Ghi và chuyển ngữ.
• Nhấn Bắt đầu ghi để bắt đầu quá trình ghi lại cuộc họp.

Sau cuộc họp, bản ghi sẽ được lưu tự động trên OneDrive hoặc SharePoint.

Giải đáp một số câu hỏi thường gặp về cách sử dụng Ms Team

Làm thế nào để đổi ảnh đại diện trên Microsoft Teams?

Bạn có thể đổi ảnh đại diện bằng cách nhấp vào ảnh hồ sơ ở góc phải màn hình, chọn Chỉnh sửa hồ sơ, sau đó nhấn Thay đổi ảnh. Chọn ảnh mới từ máy tính, tải lên và nhấn Lưu. Nếu bạn không thấy tùy chọn này, có thể tài khoản của bạn bị quản trị viên giới hạn.

Tôi có thể sử dụng Microsoft Teams trên điện thoại không?

Microsoft Teams có sẵn trên cả iOS và Android. Bạn chỉ cần tải ứng dụng từ App Store hoặc Google Play, đăng nhập bằng tài khoản Microsoft và sử dụng đầy đủ các tính năng như chat, gọi video, họp trực tuyến và chia sẻ tài liệu.

Tôi có thể đặt quyền cho thành viên trong nhóm không?

Có, quản trị viên có thể phân quyền cho các thành viên trong nhóm bằng cách vào Teams, chọn nhóm muốn chỉnh sửa, nhấn Quản lý nhóm. Tại đây, bạn có thể đặt quyền Chủ sở hữu, Thành viên, hoặc Khách tùy vào vai trò của từng người.

Làm cách nào để tìm lại tài liệu đã chia sẻ trong nhóm?

Bạn có thể vào nhóm làm việc, chọn tab Files để xem tất cả tài liệu đã chia sẻ. Nếu muốn tìm nhanh một tệp cụ thể, nhập tên tài liệu vào thanh tìm kiếm ở đầu trang.

Làm thế nào để đặt chế độ không làm phiền trên Teams?

Nhấp vào ảnh đại diện, chọn Trạng thái, sau đó đặt thành Không làm phiền. Khi bật chế độ này, bạn sẽ không nhận thông báo từ tin nhắn và cuộc gọi, giúp tập trung làm việc hơn.

Làm thế nào để thêm ứng dụng bên thứ ba vào Microsoft Teams?

Nhấn vào Ứng dụng ở thanh công cụ bên trái, tìm kiếm ứng dụng bạn muốn thêm, sau đó nhấn Thêm. Bạn có thể tích hợp nhiều công cụ như Trello, Zoom, hoặc OneNote để tăng hiệu suất làm việc

Làm thế nào để đặt quyền chia sẻ màn hình trong cuộc họp?

Người tổ chức cuộc họp có thể quản lý quyền chia sẻ màn hình bằng cách vào Tùy chọn cuộc họp, sau đó chọn Ai có thể chia sẻ màn hình. Bạn có thể cho phép tất cả người tham gia hoặc chỉ người trình bày được chia sẻ.

Xem thêm:

• Cách sử dụng 2 màn hình độc lập win 10 đơn giản nhất
• Cách giải phóng RAM laptop: Hướng dẫn chi tiết từng bước

Trên đây lầ nội dung liên quan đến cách sử dụng Microsoft Team, đây là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm việc nhóm, họp trực tuyến và quản lý công việc hiệu quả. Với hướng dẫn chi tiết trên, drrichabhatiamd.com hy vọng bạn đã nắm rõ cách sử dụng các tính năng quan trọng để tối ưu trải nghiệm làm việc. Hãy bắt đầu khám phá và ứng dụng Microsoft Teams ngay hôm nay để nâng cao hiệu suất công việc! Nếu bạn thấy bài viết hữu ích, đừng quên chia sẻ với bạn bè hoặc đồng nghiệp để cùng nhau tận dụng tối đa công cụ này nhé!